Ab 01. Januar 2023 muss das § 2b Umsatzsteuergesetz auch in den hessischen Hochschulen angewendet werden. Zur Unterstützung der Hochschulen ist im CCHH ein Prüftool einzuführen, mit dem die Hochschulen die einzelnen Vertragsfälle besser beurteilen können. Das Projekt ist ab Herbst 2020 geplant.

Durch den Einsatz eines ERV-Systems soll die gesetzlich geforderte Annahme und Weiter­verarbeitung von elektronisch strukturierten Rechnungen ermöglicht werden. Ziel des Projekts „EVER“ ist außerdem eine Optimierung des Verarbeitungsprozesses von Eingangsrechnungen. Die bisherigen fast ausschließlich manuellen Prozesse sollen automatisiert und somit eine Beschleunigung des Rechnungsdurchlaufs erreicht werden. Eine zentrale elektronische Ablage der Rechnungen soll bisherige Papierarchive ersetzen und eine eindeutige Zuordnung von Rechnung zu Buchungsbeleg ermöglichen.

Das Realisierungskonzept wurde Ende 2019 finalisiert. Die weitere Projekt­planung sieht folgende Terminierung vor:

Customizing, Entwicklungen, Tests CCHH:                  Nov. 2019 – März 2020

Einrichtung X-Rechnung an allen Hochschulen:         Dez. 2019 – April 2020

Rollout Referenzworkflows Unis und HAWs:               April 2020 – Okt. 2020

Ziel des Projekts „Vorstudie S/4HANA Roadmap“ ist es, für das Referenzmodell (HRefM), die Hochschulen und zugehörigen Systeme eine Roadmap für die Transformation auf S/4HANA, HCM for S/4HANA und BW4/HANA zu erstellen. Die zu diesem Zeitpunkt bereits bekannten Umstellungsszenarien von SAP für das HCM-System sind dabei einzubeziehen.

Auf der Grundlage der strategischen Ziele der hessischen Hochschulen ist in Verbindung mit den technischen und digitalen Neuerungen, die das S/4HANA-System bietet, ein Zeit- und Ressourcenplan aufzustellen sowie ein Ablauf- und Umsetzungskonzept für das HRefM und  Roll-Out-Konzept bei den Hessischen Hochschulen (unter Berücksichtigung der individuell bei den Hochschulen eingesetzten Module) vorzustellen. Das Roadmap-Projekt soll auch eine Lizenzberatung beinhalten.

Im Rahmen einer Gesamtstrategie zur Digitalisierung streben die hessischen Hochschulen eine Modernisierung der Hochschulverwaltung mit folgenden Zielen an:

• Anpassungen von Geschäftsprozessen, die sich aus der Umstellung von mySAP ERP auf S/4HANA, BW/4HANA und HCM for S/4HANA notwendigerweise ergeben
• Erkennen und Bewerten von potentiellen Modulalternativen zu den bisher Genutzten
• Optimierungs- und Harmonisierungspotentiale sind zu suchen, zu bewerten und durch entsprechende konzeptionelle Entscheidungen bei der Roadmap-Erstellung entsprechend zu berücksichtigen
• Konzeption von barrierefreien Lösungen, die die tägliche Arbeit von Menschen mit Einschränkungen unterstützen
• Technische Konvertierung des mySAP ERP-Systems auf S/4HANA

Im Wesentlichen können drei Phasen bei der Roadmap-Erstellung definiert werden:

• Ableitung der Zielsetzung aus den Nutzenpotenzialen
  • Abstimmung der Ausganssituation
  • Ermittlung strategischer Ziele
  • Verzahnung mit weiteren Projekten
  • Ermittlung eines Vorgehensmodells
• Konstruktion des Zielszenarios
  • Ist-Analyse
  • Integrative Workshops
  • Konkretisierung des Zielbildes:
    • • Strategische Ausrichtung der fachlichen Grobkonzepte
      • Handlungs- und Umsetzungskonzept
      • Technisches Betriebskonzept und SAP-System-Landschaft
      • Lizenzberatung hinsichtlich der Lizenzmodelle (Empfehlung S/4HANA, BW/4HANA, HCM for S/4HANA, SAP Analytic Cloud (SAC))
• Projektierung der Einführung von S/4HANA
  • Identifizieren von Teilprojekten und ihrer Abhängigkeiten
  • Erstellen eines Zeit- und Kapazitätsplans

Die Ergebnisse des S/4HANA-Roadmap-Projekts sind Voraussetzung für den Start (Organisa­tion, Ausschreibung und Umsetzung) des Umstellungsprojektes „Digitalisierung in der Verwaltung mit S/4HANA“.